Aj keď nevyhnutne nemusíme nasmerovať ducha Williama Shakespeara, keď strieľame cez e-mail našim kolegom alebo manažérom, je stále dôležité používať dobrú etiketu v Gmaile alebo Yahoo! poštové správy.
Pamätajte si: existuje lenivý text na písanie e-mailov a formálne zloženie e-mailov. Ktorú z nich chcete využiť, keď ste v kancelárii?
Povedzme to takto: ak chcete byť braný vážne a profesionálnejší, dôrazne ho odporúčame. Povedzme to inak: nebuďte naštvaní, keď vám Bill z marketingu posiela správy, ktoré sa zdajú byť skôr spamom od 90. rokov?
Čo presne je profesionálna e-mailová etiketa v roku 2018 a neskôr?
Máme zbierku tipov na napísanie firemného e-mailu, ktorý sa nejaví ako teenager, ktorý napísal na server Snapchat, ale skôr od kompetentnej dospelej osoby.
1. Používajte profesionálny jazyk
Iste, vo vonkajšom svete skracujete svoje slová, píšete nevhodný jazyk, ktorý by ste nikdy na pracovisku nepoužívali, a používate anglický jazyk s bezohľadným opustením - je nám jedno, koľkokrát to urobíte, prosím, prestaňte písať z ', ' gr8 'a' LOL 'vo všetkých e-mailoch vašej spoločnosti - jedná sa o typické e-mailové hriechy.
Tu je návod, ako vytvoriť všeobecný e-mail pre profesionálne prostredie:
- otvorte svoj e-mail pozdravom
- ihneď sa dostanete k mäsu z vášho e-mailu
- dobre sa rozlúčte s priateľským podpisom, napríklad „ďakujem“, „úprimne“ alebo „všetko najlepšie“.
Ak chcete pridať ďalšiu úroveň profesionality, držte sa iba e-mailov súvisiacich s kanceláriou.
2. Komunikujte správny tón
Ak je pri odosielaní e-mailu niečo ťažké, vydáva tón.
Keďže príjemca s vami nekomunikuje fyzicky ani verbálne, môže byť pre jednotlivca ťažké porozumieť tomu, čo skutočne hovoríte. Od humorného po seriózny e-mail môže znížiť tóny všetkých vašich e-mailov.
Koľkokrát vás nezdravý vtip dostal do problémov?
Hlavným problémom je prekonať túto prekážku a pokúsiť sa oznámiť správny tón. Existuje niekoľko odporúčaní, ako to dosiahnuť:
- pri digitálnom písaní e-mailu sa držte osobných zámen
- zostavte svoje e-maily skôr aktívnym hlasom ako pasívnym
- starostlivo vyberajte slová - nesprávne prídavné meno alebo podstatné meno môže spôsobiť škodu
- poznať tie správne pozdravy a uzávierky, ale nebuďte príliš roztomilý.
Často sme čítali príliš veľa do správy v našej doručenej pošte. Sú smutní? Bola správa sarkastická? Bol odosielateľ pasívny agresívny?
Toto sú rozumné otázky, ktoré zaplavujú našu myseľ po prečítaní najnovšej položky v našej doručenej pošte, ale je čas to vyhodiť a uvedomiť si, že odosielateľ posiela iba e-mail, nie drahý John ani drahá Amy.
3. Naformátujte svoj e-mail
Formát vášho e-mailu sa nemusí zdať tak dôležitou vecou, ale je to iba jedna pridaná vrstva vo vašom úsilí o zdokonalenie vašej formálnej komunikácie. Pri písaní e-mailu budete chcieť zachovať konzistentnú a profesionálnu tému, šablónu, ktorú budete pravidelne používať.
Ako vyzerá predvolený formát? Spravidla ide o Times New Roman, veľkosť 11 alebo 12, a za každý odsek jeden priestor.
Tu je príklad:
Vážený pán Vandelay,
Dúfam, že je všetko v poriadku.
Dostal som vašu správu a chcel by som sa vám poďakovať za kontakt so mnou. Vzal som vašu radu a do správy som vložil dve grafiky, aby som zdôraznil naše výrobky z latexu. V priloženom súbore môžete vidieť obrázky, ktoré som vybral.
Dúfajme, že to zapôsobí na našich japonských klientov.
S pozdravom
[Sem vložte podpis]
Jednoduchý formát, ktorý nie je vymyslený, je vždy lepší ako formát, ktorý je bohatý a nad vrcholom. Na správne formátovanie e-mailu nepotrebujete nedotknuté počítačové zručnosti.
4. Vyhnite sa poburujúcim používateľským menám
Či už otvárate nový e-mailový účet v kancelárii alebo používate osobný e-mail na pracovné účely, je vašou úlohou urobiť jednu vec: vyhnúť sa nepríjemnému používateľskému menu ( alebo ), Týmto pošlete svojim kolegom, nadriadeným a šéfovi nesprávnu správu o vašom celkovom správaní.
Jednoducho povedané: namiesto toho použite .
5. Korektúru každej správy
Pozri, nie sme všetci neomylní, viete? Robíme chyby, a preto kladú gumy na zadnú časť ceruziek a tlačidlo „Odstrániť“ na našich klávesniciach. To sa stáva.
Kľúčom je poučiť sa z chýb. Ak je vaším celoživotným cieľom napredovanie v odstraňovaní chýb a poučenie sa z nich, môžete začať so svojimi e-mailovými správami.
Hlavným cieľom je korigovať každú odoslanú správu. Nezáleží na tom, či e-mail obsahuje dva odseky alebo list najvyššiemu výkonnému pracovníkovi spoločnosti. Existujú dva spôsoby, ako to dosiahnuť: nainštalovať do svojho prehliadača doplnok gramatiky - najobľúbenejším nástrojom je gramatika - a predtým, ako stlačíte tlačidlo „Odoslať“, znova skontrolujte svoj e-mail.
Ak ste nikdy neboli pre štruktúru viet alebo súčasný čas, určite by ste mali zvážiť inštaláciu gramatiky. Nikdy neviete, či sa dozviete veci, na ktoré ste zabudli alebo o ktorých ste nevedeli. Kto vedel, že medzi „Ak by som bol“ v porovnaní s „Ak by som bol“ bol obrovský rozdiel?
6. Používajte svoj podpis rozumne
Váš e-mailový podpis je skvelým nástrojom, ktorý máte k dispozícii, pretože dokáže sprostredkovať veľa dôležitých informácií bez toho, aby bol pridaný do kontextu vašich správ. Správny podpis môže zopakovať vaše meno, titul, informácie o sociálnych médiách alebo dokonca nejakú vtipnú frázu, ktorá sa vzťahuje na vaše odvetvie. Môže vás odlíšiť od davu a umožniť príjemcom, aby si vás zapamätali.
Ako teda vytvoríte podpis, vďaka ktorému budete vynikať?
- obmedziť svoj podpis na maximálne štyri riadky
- pridajte ikony sociálnych médií, aby sa váš podpis dostal do 21. storočia
- udržujte farby jednoduché a konzistentné; preskočiť ružové a predvolené písmo čiernou farbou
- vložte výzvu na akciu na poslednú linku (nezabudnite na kancelársky večierok)
- zdržte sa plytvania hodnotnými nehnuteľnosťami tak, že zadáte svoju emailovú adresu
- zverejnite farebný obrázok seba vedľa svojho podpisu
Tu je ukážka:
John Smith
Traveling Salesman, Company ABC [link to website]
+ (44) (0) 1632 123456
Takto maximalizujete výkon e-mailového podpisu.
7. Pochopte, že nič nie je dôverné
Pravda o používaní internetu v roku 2018: nie je nič bezpečné, bezpečné alebo dôverné. Od infiltrácií údajov po narušenia bezpečnosti až po hackerské e-maily sa zdá, že všetko a všetko, čo robíte online, už nie je dôverné a anonymné. Opýtajte sa vedúcich pracovníkov spoločnosti Sony. A to je dôležité mať na pamäti, keď nabudúce pošlete e-mail, ktorý je plný sťažností a je príliš osobný.
Inými slovami, napíšte e-mail s myšlienkou, že ho môžu vidieť aj ostatní členovia kancelárie. Je lepšie sa jednoducho držať svojej práce a starodávneho príslovia „ak nemáte čo povedať, potom to vôbec nehovorte“. Okrem toho sa zdržte poskytovania príliš veľkého množstva informácií o citlivých podnikových údajoch.
Vynechaním týchto návrhov by ste mohli riskovať, že si ich prečítajú aj ostatní. Je len vaše šťastie, že keď ste sa raz sťažovali na ľudské zdroje, spoločnosť bola napadnutá!
Je pravda, že kancelárske prostredie sa v posledných rokoch trochu uvoľnilo. Je to potenciálne preto, že do pracovnej sily vstúpilo viac tisícročia, čím sa ich nadšenie a moderné spôsoby preniesli do kancelárskeho prostredia. Toto správanie by sa však nemalo integrovať do vašich e-mailov. Malo by to byť naopak: profesionálne, čisté a zdvorilé - napríklad The Wall Street Journal .
Hovoria, že e-mail je mŕtvy. Aký je teda vlastne účel dobrého správania? Vzhľadom na to, ako moderné kancelárske priestory v e-maile žijú a ako zomierajú, je možné povedať, že sa mýlia. Predtým, ako v ďalšom e-maile kliknete na tlačidlo „Odoslať“, premýšľajte, či spĺňa kritériá etikety. Ak nie, budete musieť zasiahnuť „Backspace“ na klávesnici a začať znova odznova. Šaty na úspech, tak prečo nie písať na úspech?
Píšete profesionálne e-maily? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov!
