Ale na zvýšenie výnosov a maximalizáciu úspechu potrebujete správnu sadu zručností a zariadení na správu virtuálneho tímu.
Od nástrojov spolupráce po kľúčové praktiky, tu je návod, ako riadiť vysoko výkonný virtuálny tím.
1. Vytvorte štruktúru a plán
Prvým krokom k efektívnemu riadeniu virtuálnych tímov je definovanie pracovného systému, ktorý sa môže každý držať, známy tiež ako štandardný operačný postup (SOP). Stanovením štandardov a zavedením pracovného procesu budú mať členovia tímu lepšie pochopenie toho, ako dlho by úlohy mali trvať, a vo všeobecnosti budú mať menej otázok.
Ak chcete štandardizovať postupy a načrtnúť pravidlá pre všetkých zamestnancov, či už vzdialených alebo interných, môžete si vytvoriť príručku na stiahnutie. Môžete to urobiť tak komplexným alebo jednoduchým, ako si želáte; myšlienka je taká, že všetci zamestnanci by mali postupovať podľa nevyhnutných postupov na čo najefektívnejšie a najpresnejšie dokončenie svojich projektov.
2. Prejdite vpred so zdieľaním súborov
Odosielanie veľkých dokumentov prostredníctvom e-mailu môže nielen spôsobiť, že vaša doručená pošta bude pracovať omnoho pomalšie ako obvykle, ale tiež môže mať za následok stratu informácií pri preklade, najmä ak posielate pripomienky v samostatnej forme. Ak sa chcete týmto problémom vyhnúť úplne, môžete zdieľať veľké súbory s členmi tímu prostredníctvom cloudovej služby, ako je Dropbox.
Servery cloudového úložného priestoru ponúkajú všetko, čo robí váš interný server, ale sú bezpečnejšie a ľahšie prístupné. Vaše súbory a priečinky môžu byť usporiadané takmer ľubovoľným spôsobom. Medzitým má Dropbox tiež aplikáciu na stiahnutie, takže k dokumentom môžete pristupovať z ľubovoľného zariadenia, čo je vynikajúce, ak pracujete na cestách a potrebujete prístup k viacerým súborom.
3. Zapojte sa do viacerých komunikačných kanálov
Pri presúvaní sa od tradičného modelu pracoviska je nevyhnutné preskúmať kľúčovú časť silného tímu: efektívnu komunikáciu. A aby ste zo svojho tímu vyťažili maximum, musíte sa zapojiť do popredných komunikačných nástrojov dostupných na trhu.
Prvým dôležitým nástrojom, ktorý potrebujete pri správe vzdialených pracovníkov, je zabezpečený chatovací systém, ktorý vám umožní okamžité správy a telefonovanie kolegom kliknutím na tlačidlo. Tieto nástroje sa používajú v kanceláriách na celom svete a poskytujú zamestnancom platformu na konverzáciu dôležitého vodného chladiča, kladenie rýchlych otázok a zdieľanie súborov medzi sebou.
Medzitým nemôžete jednoducho požiadať niekoho, aby vedľa vás vytiahol stoličku, aby ste mu pri práci na diaľku ukázali svoj pracovný postup. Na druhej strane s nástrojmi na zdieľanie videa môžete efektívne robiť to isté! Napríklad Skype vám umožňuje videohovory pri zdieľaní obrazovky s nimi, aby mohli vidieť, čo robíte. Niektorí by mohli argumentovať, že je to ešte lepšie ako školenie osôb, ale necháme vás to posúdiť!
4. Klepnite na Softvér na správu projektov
Ak veľa členov tímu spolupracuje na jednom projekte, je nevyhnutné používať softvér na riadenie projektov. To vám umožní efektívne sledovať procesy, vkladať údaje a komunikovať s vaším tímom, ako aj zlepšovať spoluprácu medzi členmi tímu.
Na trhu sú v skutočnosti k dispozícii stovky nástrojov na riadenie projektov, ktoré vám môžu pomôcť zefektívniť projekt a dosiahnuť rovnaký cieľ, od Trello po MindMeister.
5. Vybudujte vzdialenú firemnú kultúru
Vytvorenie firemnej kultúry sa môže javiť ako trochu komplikovaná záležitosť, keď všetci vaši zamestnanci nepracujú pod rovnakou strechou a nemajú každodenný osobný kontakt. To však nie je možné! S pomocou internetu môžete svojich kolegov vidieť pomocou video softvéru alebo nahrávaním krátkych klipov, ktoré môžete posielať svojim spolupracovníkom prostredníctvom integrovaného systému.
Môžete tiež zorganizovať podujatie (ak sú všetci vaši pracovníci v tej istej krajine), aby sa pri každodennej spolupráci mohli stretnúť a vybudovať silnejšie puto. Takto budú mať vaši vzdialení zamestnanci spoločné skúsenosti, ktoré pomôžu budovať ich vzájomnú dôveru a porozumenie.
Prípadne by ste si mohli dohodnúť časté dohady prostredníctvom skupinového hovoru alebo rozhovoru, keď sa každý v piatok popoludní končí každý deň!
6. Stanovte nastavenú pracovnú dobu
Ak máte zamestnancov vo všetkých štyroch rohoch sveta, pravdepodobne budete mať nepretržite pracujúcich rôznych ľudí. Je však dôležité pokúsiť sa ustanoviť konkrétny pracovný čas pre rôznych členov tímu a zabezpečiť, aby vždy existoval prechod medzi najmenej dvoma tímami pracujúcimi súčasne.
Tým sa podstatne skráti doba na obrátenie projektov, ak sú dvaja alebo viacerí ľudia, ktorí spolupracujú, online. To nevyhnutne neznamená, že ich pracovný čas by mal byť stanovený ako kameň, ale mali by ste sa dohodnúť na nejakej dohode, aby sa mohli navzájom podporovať počas celého daného pracovného dňa.
7. Vytvorte kombinovaný kalendárový systém
Aby ste vám pomohli určiť pracovný čas a harmonogramy členov vášho tímu, mali by ste zvážiť použitie kalendára spolupráce, ku ktorému majú prístup všetci členovia tímu (samozrejme, s obmedzenými právami - nechcete, aby upravovali svoje vlastné zmeny). Môžete usporiadať rôzne kalendáre pre rôzne témy (napr. Pracovný čas, ročná dovolenka atď.) Alebo zoznam všetkých udalostí podľa jedného rozvrhu a na rozlíšenie tém použiť systém farebného kódovania.
Je to tiež vynikajúca príležitosť naplánovať stretnutia, školenia a iné podujatia, ktoré budú užitočné pre vašich zamestnancov.
8. Najmite tím samo-motivátorov
Veľkí vzdialení pracovníci musia byť motivovaní a motivovaní vlastnými silami a zistenie, že títo ľudia môžu byť prinajmenšom ošemetní. Aby ste mohli viesť úspešný obchod, musíte zistiť, či môžu sedieť celé hodiny na jednom konci a produkovať kvalitnú prácu.
Mali by byť nielen motivovaní, ale aj mať vynikajúce písomné a ústne komunikačné zručnosti, aby sa zabezpečilo, že nedochádza k nedorozumeniam. Okrem toho by mali byť dobrí aj pri riešení problémov a mali by byť organizovaní s vynikajúcimi schopnosťami riadenia času.
9. Buďte tvoriví s tímovým spájaním
Pri virtuálnej práci si môže vyžadovať oveľa viac úsilia na vytvorenie kultúry a „tímového ducha“, ale je nevyhnutné, aby si ľudia vytvorili puto. Zamestnanci musia vedieť, že všetci pracujú na dosiahnutí konečného cieľa a že sú súčasťou širšieho obrazu, namiesto toho, aby pracovali sami.
Skutočný tímový pocit môžete vytvoriť interakciou so zamestnancami prostredníctvom videohovorov, posielaním osobných darčekov a správ k narodeninám a komunikáciou s nimi mimo pracovnej doby prostredníctvom sociálnych médií a iných predajní.
10. Stanovte ciele a hranice
Dobrým spôsobom, ako udržať zamestnancov na diaľku, je stanoviť ciele a odmeniť ich za ich úspechy. Napríklad, ak je váš vzdialený pracovník zástupcom oddelenia služieb zákazníkom, môžete ich odmeniť darčekovou kartou do svojho obľúbeného obchodu, ak splnia alebo prekročia konkrétne ciele.
Na druhej strane by ste mali vytvoriť hranice. Napríklad zamestnanci by mali pracovať minimálne šesť hodín denne. Ak v tom čase niečo pracujú, budú vyplácané na hodinovom základe.
11. Vytvorte tím vedúcich
Virtuálny tím by mal byť v zásade skupinou vedúcich pracovníkov, ktorí dokážu zvládnuť svoje vlastné pracovné zaťaženie bez potreby držania ruky. Každá osoba by mala byť zodpovedná za súbor úloh a bude musieť plniť svoje denné povinnosti na základe práce, ktorú im bola zverená.
Aj keď budú pracovať ako súčasť tímu, mali by tiež preukázať schopnosť viesť tak či onak, buď tým, že sú pridelení ako vedúci projektu pre určitú úlohu alebo sú zodpovední za určitú časť projektu.
12. Plán častých stretnutí
Aby ste dosiahli pocit jednoty tímu, mali by ste organizovať pravidelné stretnutia tak individuálne, ako aj v tíme. Frekvencia týchto stretnutí závisí od vášho pracovného harmonogramu, ale mali by ste sa zamerať na to, aby ste sa so svojím tímom ako celok skontrolovali raz týždenne, aby ste sa uistili, že všetci sú na tej istej stránke. Medzitým nechoďte cez palubu: príliš veľa stretnutí môže spôsobiť viac škody ako úžitku!
Toto nie je účinné iba pri spájaní tímov, ale tiež podporuje brainstorming a kreativitu medzi členmi tímu a buduje dôveru v rámci vzdialených tímov. Môže tiež znížiť úroveň stresu pripomenutím vzdialeným pracovníkom, že majú k dispozícii bezpečnostnú sieť a jednotku, s ktorou môžu konzultovať.
Keďže pracovisko sa už neobmedzuje iba na jednu kanceláriu, je nevyhnutné, aby ste prispôsobili a rozvíjali svoje zručnosti, aby ste mohli riadiť zamestnancov z celého rybníka. Aby ste sa ubezpečili, že škálováte a budujete silný podnik, musíte udržiavať svojich zamestnancov na diaľku zapojených a motivovaných a tieto kľúčové stratégie riadenia vám môžu pomôcť dosiahnuť len to!
Už ste niekedy riadili vzdialenú pracovnú silu nižšie? Akým výzvam a prekvapeniam ste čelili? Možno by ste sa chceli podeliť o svoje vlastné tipy a rady, ako zostaviť a spravovať virtuálny tím? Pripojte sa ku konverzácii v sekcii komentárov nižšie a dajte nám vedieť!
