Je však nevyhnutné, aby vás rozdrvila váha projektu?
Nie, ak zamestnávate najlepšie triky a vykonávate správnu stratégiu prispôsobenú špecifickým a jedinečným potrebám podniku.
Tu je 10 tipov na riadenie projektov, ktoré musí každý nový (a skúsený) manažér poznať.
1. Stanovte očakávania organizácie
Pred začatím veľkého projektu môžete spoločnosti pomôcť stanoviť realistické očakávania, sériu krokov na zabezpečenie toho, aby tím dokončil projekt v čase a rozpočte. Týmto spôsobom môže organizácia zabezpečiť udržateľnú výhodu oproti konkurentom v tomto odvetví a začleniť túto stratégiu do dlhodobého plánovania.
Kľúčovou otázkou je: ako zistíte, čo je očakávanie založené na realite?
Tu vznikajú vaše zručnosti v oblasti riadenia projektov, pretože teraz môžete implementovať rôzne metódy:
- najať a udržať si správny talent s príslušnými zručnosťami
- využívať technologické riešenia
- experiment s riadením realizácie výhod
- akceptovať agilné postupy (pozri nižšie)
- prepojiť prípravu stratégie s vykonávaním manažmentu.
V závislosti od toho, kde v spoločnosti stojíte, môžete tiež odporučiť Enterprise Project Management alebo EPMO. Ide o centralizovaný obchodný nástroj, ktorý preklenuje priepasť medzi stratégiou a podnikaním a využíva rozmanitú škálu podporných mechanizmov na správu a riadenie spoločností a správu portfólia projektov.
2. Definujte kritické míľniky
Každý projekt je definovaný momentmi, radom agilných postupov, ktoré nakoniec povedú k hotovému produktu. Bez ohľadu na to, o aký druh úsilia pracujete, celá vec bude nádherne založená na dvoch veciach: hlavných fázach a čiastkových fázach.
Primárne fázy budú pozostávať zo začatia, plánovania, vykonávania a ukončenia. Čiastkové fázy sú malé veci, ktoré koordinujete so svojím tímom, od úplného pochopenia potrieb klientov až po zostavenie údajov až po vypracovanie technických dokumentov. Toto je zosobnenie úspešného riadenia projektu.
Zapíšte si každý dôležitý míľnik, pretože bude slúžiť ako efektívny ukazovateľ, ak vy a váš tím dosahujete úspechy.
3. Preštudujte si krajšie body projektov
Jediný spôsob, ako je možné postaviť dom, je existencia silného základu. To isté platí pre plánovanie projektu; bez starostlivého študovania jemnejších bodov, potom nevytvoríte solídny projekt. Podobne ako dom bez hviezdneho základu sa váš projekt bude kývať, klesať a nevyhnutne implodovať.
Aby ste sa uistili, že plánovanie je efektívne, musíte do svojej správy začleniť tieto triky:
- definovať ciele klientov
- načrtnúť cieľ spoločnosti
- identifikovať zúčastnené strany v projekte
- pochopiť, aké sú ich záujmy
- poznať ich očakávania od začiatku do konca.
Ešte jedna vec: hĺbková projektová stratégia by mala zahŕňať úlohy a zodpovednosti každého člena tímu. Čo nás privádza k nášmu ďalšiemu bodu.
4. Identifikujte silné a slabé stránky členov tímu
Ako sa hovorí, ste spoločnosť, ktorú máte. Toto vekové príslovie sa vzťahuje dokonca aj na správu!
Podniky prežívajú a prosperujú tým, že predvádzajú silné stránky svojich zamestnancov a skrývajú svoje slabosti. Rovnakú mentalitu musíte prijať aj pri delegovaní úloh, úloh a zodpovedností.
Podobne ako v prípade baseballovej analýzy, manažéri pred zápasom určia, kto vyniká v čom a proti komu. Nasaďte si guľovú čiapku a zistite, kam do vašich plánov zapadajú Sally Engineer, Johnny Linguist, Billy the Tech Wizard a Susie the Number Cruncher.
Rada: tieto prezývky by vám mali povedať všetko, čo potrebujete vedieť!
5. Udržiavajte širokú komunikáciu
Komunikácia, komunikácia, komunikácia. Toto je profesionálna zručnosť, ktorej mnohí na dnešnom ultrakonkurenčnom a tvrdom pracovnom trhu chýbajú.
Na riadenie projektu bez škytaviek potrebujete účinnú komunikáciu medzi všetkými zúčastnenými stranami: klientmi, zainteresovanými stranami, členmi tímu a projektovými manažérmi. Ak by sa vyskytol problém v komunikačnej aréne, potom budú existovať útoky na slepých uličkách, otázky „No, to si mi nepovedal!“ alebo „Áno, mali ste mi to povedať!“.
Komunikačné linky musia byť v konečnom dôsledku vždy otvorené, neustále zamestnané a pripravené na použitie.
Ako teda zaistíte, aby komunikácia správne fungovala? Tu je niekoľko tipov:
- písať správy o stave projektu, ktoré udržia každého na tej istej stránke o akomkoľvek novom vývoji
- organizovať všeobecné komunikačné stretnutia na začiatku a na konci každého pracovného týždňa
- zachovať politiku otvorených dverí, ktorá umožní všetkým, ktorí majú otázky alebo obavy, hovoriť voľne
- priekopa „podľa potreby poznať“, pretože je pravdepodobné, že zabudnete, čo to predstavuje.
Neúčinná komunikácia bude mať často za následok zlyhanie projektu, oneskorené predloženie a pravdepodobne prekročenie rozpočtových limitov.
predplatiť
Prihláste sa k odberu noviniek a získajte úžasný obsah a získajte 20% zľavu z našej kariéry!
predplatiť6. Motivujte svoj tím
Atribútom dobrého riadenia je vodcovstvo.
Čo je dobré vedenie? Pre jedného, schopnosť motivovať vašich podriadených. To môže byť ťažké dosiahnuť, pretože nie každý je motivovaný rovnakými slovami, fyzickými výrazmi, firemnými cieľmi a nápadmi. Je vašou úlohou opustiť univerzálny prístup a prispôsobiť svoj štýl riadenia každej osobe na palube.
Uvádzame niekoľko nápadov:
- prejavte vďaku svojim zamestnancom za kancelárske večierky, darčekové karty, súťaže a verbálnu pochvalu
- ponúkajú príležitosti na rozvoj ich zručností a napredovanie v spoločnosti
- komunikovať čestne a pravidelne; Zamestnanci nenávidia bytosť v tme a hrajú odhady
- rozvíjať vzťahy medzi vedúcimi pracovníkmi a pracovníkmi na vyššej úrovni
- podporovať nezávislosť a poskytnúť pracovníkom možnosť samosprávy.
7. Zručnosti v oblasti riadenia rozpočtu zamestnancov
Bude váš projekt postupovať, postúpi do ďalšej fázy a bude dokončený? Chcete povedať „áno“, ale to závisí od rozpočtu.
Iste, veľká nadnárodná spoločnosť bude mať obrovské zdroje na uskutočnenie projektu. Väčšina spoločností - veľkých i malých - však sprísňuje svoje opasky a pôsobí v medziach obmedzeného množstva dolárov [alebo vložte tu zvolenú menu]. To môže viesť k veľkému tlaku na projektového manažéra a poškodiť všetko, čo plánoval doteraz.
Musí to však byť? Pokiaľ implementujete týchto päť nástrojov, môžete zostať pod kontrolou:
- vždy zohľadnite náklady na spontánne útoky alebo prekvapenia
- pochopiť, čo zainteresované strany skutočne potrebujú a chcú
- zabezpečiť, aby bol každý zodpovedný a informovaný o všetkých zmenách
- vyvinúť kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), ktoré sa usilujú dosiahnuť dlhodobé ciele
- v prípade potreby revidovať, prehodnotiť a preskúmať.
Pamätajte: ak spravujete haliere, doláre budú nasledovať.
8. Udržiavajte stretnutia organizované a zamerané
Stretnutie obklopilo veľa negatívnych tlakov. Zhoduje sa na tom, že stretnutie je strata času a tí, ktorí vedú tieto powwowy, radi počúvajú samy seba jednu hodinu alebo dve výkriky.
Ale prečo hodiť dieťa do vody? Nie je to ani tak to, že stretnutie je zlé pre podnikanie; je to tak, že sa nevyužíva správne.
Ako projektový manažér, ktorý je príliš zaneprázdnený výrokmi o klišé - dávajúc 110%, posunu paradigmy a premýšľaniu mimo poľa - chcete, aby boli vaše stretnutia dôkladné, ale do bodu. To súvisí aj s predchádzajúcim bodom o komunikácii.
Cieľom každého stretnutia je diskutovať o niekoľkých témach, ktoré je možné dosiahnuť organizovaním a zameraním. Na konci tohto 45-minútového stretnutia je potrebné položiť jednu otázku: vie každý, o čom bolo toto stretnutie?
9. Používajte softvérové nástroje
Pes už nie je najlepším priateľom človeka. Je to technológia.
Podnikateľský svet odviedol neuveriteľnú prácu prispôsobujúcu sa meniacim sa podmienkam, vylepšoval digitálne nástroje a maximalizoval tieto príležitosti na maximalizáciu zisku. Samozrejme, existuje niekoľko odľahlých hodnôt, ale väčšina spoločností využíva na dokončenie svojej práce najnovší a najlepší hardvér a softvér.
Vy ako projektový manažér to tiež môžete urobiť.
Tam je veľa softvéru, ktorý môže doplniť váš štýl riadenia. Najlepší program je kombináciou spolupráce, riadenia času, komunikácie, plánovania a zdieľania dokumentov do jedného ekosystému.
Nie ste si istí, čo používať? Tu je niekoľko návrhov, ktoré sú cenovo dostupné (bezplatné s možnosťou inovácie) a majú širokú škálu softvérových výhod:
- Trelly
- voľný
- Základný tábor
- Wrike
- pódiom
10. Po dokončení vykonajte kontrolu
Nakoniec je dôležité vykonať dôkladnú kontrolu projektu. Nehovoríme iba o oboznámení sa s hotovým produktom a o zabezpečení toho, aby boli splnené všetky ciele, potreby a úlohy. Namiesto toho budete musieť preveriť každú fázu, vyhodnotiť každú čiastkovú fázu a vykonať introspekciu svojich zručností v oblasti riadenia projektov (ak boli najlepšie, alebo mohli mať priestor na zlepšenie?).
Preskúmaním začiatku, plánovania, vykonávania a zatvárania môžete niečo vylepšiť, zachovať jeho účinnosť alebo určiť najlepší postup.
A viete čo? Toto je najlepší vzdelávací nástroj všetkých.
Odborníci prirovnávajú projektových manažérov k klasickým dirigentom. Riaditeľ orchestra vedie každého huslistu, violoncellistu a trombón, aby sledovali a vykonávali každú notu v podrobnom skóre. Projektový manažér bude mať na svojich pleciach váhu sveta, ale tento typ tlaku spôsobí alebo zlomí kariéru.
Budeš ako Icarus a vystúpiš na oblohu, len aby si videl plamene svojich krídel kvôli slnku? Alebo sa budete modelovať ako Nike, grécka bohyňa a stanete sa zosobnením úspechu?
Aké ďalšie tipy na riadenie projektov by ste s nami chceli zdieľať? Pripojte sa ku konverzácii nižšie!
